Transparente Hausverwaltung

Immobilien Wiesner – die WEG-Verwaltung, die Sie mit nimmt

Hausverwaltung meets IT

Wir haben uns für eine Software entschieden, die die stetige Kommunikation mit Ihnen als Beirat, Eigentümer, sogar Mietern auf der einen, sowie den entsprechenden Dienstleistern und Handwerkern auf der anderen Seite erleichtert und nicht nur uns, sondern auch Ihnen Übersicht verschafft.

Neben der gegliederten Darstellung unseres Eigentümer-Portales, in dem wir z.B. Beiräte direkt um Freigabe von Angeboten bitten können, halten wir Sie ebenso dort auf dem Laufenden, über aktuelle Termine, Geschehnisse, Schadensbehebung.

Ja, tatsächlich kaum noch Papier

Vorgänge liegen in der sogenannten Cloud, dabei greifen wir auf das Eigentümer-Portal zu, mit dem wir beste Erfahrungen gesammelt haben. Dadurch haben wir auch unterwegs die Möglichkeit, schnell und zuverlässig auf alle relevanten Daten zuzugreifen.

Alle Unterlagen – Belege, Rechnungen, Schriftverkehr, Verträge etc. landen in unserem Document Management System (DMS) – kategorisiert, schnell auffindbar, und dokumentensicher. Externe Zugänge für die Kassenprüfung sind möglich.

Entsprechende Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung haben wir selbstverständlich geschlossen, sofern wir Daten extern speichern.

Unsere Software

Wir arbeiten mit 3 verschiedenen Software-Lösungen, um größtmögliche Transparenz für Sie als Eigentümer auf der einen Seite, wie auch die beste Übersichtlichkeit für uns auf der anderen Seite zu erreichen:

Das Eigentümer-Portal ETG24

Als Cloud-Lösung werden hier alle Vorgänge rund um die jeweilige WEG gespeichert und verarbeitet. Je nach Zielgruppe werden der Beirat, alle Eigentümer oder ggf. auch Mieter in dem Objekt über unsere Aktivitäten informiert. Auch aus Beschlüssen werden Vorgänge generiert, bearbeitet und kontrolliert.

Hier werden auch alle Stammdaten der WEG hinterlegt, wie z.B. die Teilungserklärung, Grundrisse, Versicherungs-Unterlagen, Wartungsverträge etc.

Aber auch alle Handwerker, Versorger und sonstige Personen, die zu Ihrer WEG gehören, finden Sie hier übersichtlich aufgeführt.

Größere Maßnahmen – selbst, wenn sie auf einer Eigentümerversammlung beschlossen wurden – werden von uns immer mit dem Beirat kommuniziert, z.B. um Rechnungs-Freigabe gebeten.

Die Kommunikation dort erspart uns und Ihnen Zeit und Geld – selbst Abrechnungen verschicken wir dort, um die Umwelt zu schonen.

Das Dokument-Management-System ecoDMS

Alle Buchhaltungs-Belege, jeglicher abrechnungsrelevante Schriftverkehr „wandern“ bei uns in das DMS (Dokumenten Management System). Die Volltext-Texterkennung ermöglicht das schnelle und effektive Wiederfinden eines jeden Beleges.

Beirat und/oder Kassenprüfer erhalten Zugänge und können uns so jederzeit – über eine verschlüsselte Verbindung – „auf die Finger schauen“ – auch wenn das System und die Daten bei uns im Hause liegen.

Die Abrechnungs-Software Win-CASA PRO

Bereits seit Jahren haben wir diese Software im Netzwerk im Einsatz. Der Hersteller hat sich auf diese Software konzentriert und entwickelt diese kontinurierlich weiter, um auch Gesetztesänderungen Rechnung zu tragen.

Hier werden auch Bankbewegungen tagesaktuell elektronisch abgerufen und verarbeitet. Transaktionen sind durch die Zwei-Faktor-Authentisierung geschützt.

Unsere Ablage

Der Scanner ist tatsächlich unsere Ablage … für Schriftverkehr, der postalisch hereinkommt. Dieser wird automatisch in unser DMS importiert.

Danach werden Schriftstücke – sofern gewünscht – noch in der chronologischen Reihenfolge des Eingangs abgeheftet. Ansonsten – sofern von Ihnen gewünscht – nutzen wir auch gerne unseren Aktenvernichter (Sicherheitsstufe 4).

Aber wir drucken nach Möglichkeit nichts mehr – der Umwelt zuliebe.

Unser Postausgang

Schriftstücke, Sendungen, Einladungen und TOPs zu den EGVs, die vollständige WEG-Abrechnung mit Rücklagen-Abrechnung, Bescheinigung für die sogenannten „haushaltsnahen Dienstleistungen“ (nach § 35a ESt-Gesetz) für Eigentümer und Bewohner getrennt, Gesamt- und Einzel-Wirtschaftsplan, Vermögensbericht  … alle Schriftstücke werden grundsätzlich über unser Eigentümer-Portal ETG24 verschickt.

Da nicht jeder Eigentümer mit einer Webseite zurecht kommt, werden auf Wunsch einzelne Sendungen natürlich noch am gleichen Tag postalisch verschickt.

Hierfür nutzen wir E-POST, und können durch das Journal sogar die fristgerechte Bearbeitung nachweisen.

So bleibt uns selbst der Gang zum Briefkasten in den allermeisten Fällen erspart!

Aufgaben der Hausverwaltung

Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung

Buchhaltung

• Buchung und Ausführung sämtlicher Geldeingänge und Geldausgänge
• Überwachung der regelmäßigen Hausgeldeingänge
• Mahnverfahren bei nicht fristgerechter Zahlung der Hausgelder, Hausgeldinkasso
• Prüfung und Zahlung aller Eingangsrechnungen
• Einrichtung eines WEG-Kontos und eines Erhaltungsrücklagen-Kontos auf den Namen der Eigentümergesellschaft
• Abwicklung von Versicherungsschäden

 

Eigentümerversammlung

• Veranlassung bzw. Erstellung der Heizkostenabrechnung
• Erstellung der jährlichen Hausgeldabrechnung
• Vorbereitung, Einberufung und Durchführung der jährlichen ordentlichen EGV (Eigentümerversammlung)
• Festlegung des Hausgeldes (Gesamt- und Einzel-Wirtschaftplan)
• Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
• Protokollversand
• Pflege, Führung und Speicherung der Beschluss-Sammlung
• Durchführen der Beschlüsse aus der Eigentümerversammlung
• Erstellen einer Hausordnung, sofern noch nicht vorhanden

 

Sonstiges

• Mitwirken bei Wohnungsverkäufen

Aufgaben der technischen Verwaltung

• Veranlassung aller Wartungen und Prüfungen
• Einholen von Angeboten
• Vergabe von Aufträgen an Handwerker zur Durchführung notwendiger Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
• Technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch regelmäßige Begehung
• Kontrolle der Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen

Organisatorische Aufgaben

• Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnung
• Organisation und Durchführung von Versammlungen, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung und Protokoll
• Festlegung und Organisation von außerordentlichen Eigentümerversammlungen
• Festlegung und Organisation von Umlaufbeschlüssen
• Erstellung von Protokollen der Eigentümerversammlungen
• Beschlußniederschriften inkl. Zustellung an die Eigentümer
• Führen von Beschluss-Sammlungen
• Aufstellung der Hausordnung
• Beschwerdemanagement
• Maßnahmenentwicklung zur Fristwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
• Wahrnehmung von Ortsterminen

Rechtliche Aufgaben

• Rechtliche Vertretung der WEG
• Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen: WEG-Recht, BGB, Heizkostenverordnung, Trinkwasserverordnugn, Rauchmelderpflicht, Energieausweise etc.
• Abschluß und Prüfung von Verträgen
• Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
• Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen
• Vertretung bei Anwälten und vor Gericht
• Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
• Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen