Der unterjährige Verwalterwechsel
Meist ist die Laufzeit eines Verwaltervertrages die eines Wirtschaftsjahres (01.01. bis 31.12.) – äquivalent wird auch die WEG abgerechnet bzw. sollte sie abgerechnet werden. Und auch im Mietrecht rechnet der Vermieter mit dem Mieter meist das Wirtschaftsjahr ab.
Stellt sich irgendwann heraus, dass Verwalter und WEG nicht mehr zueinander passen, passiert dieses in den seltensten Fällen passend zum Ende des Wirtschaftsjahres. Gründe hierfür können vielfältig sein:
- der Verwalter möchte in Rente gehen
- die WEG hat Ansprüche, die der Verwalter nicht erfüllen kann
- der Verwalter ist überlastet und hat keine Zeit, sich um die Belange der WEG zu kümmern.
Manchmal sind auch einfach zwischenmenschliche Gründe die Ursache – so wie im normalen Leben auch.
Der BGH hat noch nicht darüber entschieden, ob bei einer Abberufung des Verwalters zum 31.12. der Vorverwalter die Abrechnung erstellen muss, oder der neue Verwalter dafür zuständig ist.
In der Praxis erfolgt bei einem Verwalterwechsel zum Jahreswechsel meist die Abrechnung durch die neue Hausverwaltung.
Die neue Verwaltung hat zwei Möglichkeiten:
- es werden nur die Abrechnungssalden anhand der Summen- und Saldenlisten des Vorverwalters gebucht
- es wird das das gesamte Jahr nachgebucht
Im ersten Fall besteht die Möglichkeit, dass die Abstimmung der Summen- und Saldenlisten noch nicht abgeglichen wurde, und dadurch noch nicht korrigierte Fehler übernommen werden und in die Abrechnung einfließen. Unschön.
Wer trägt die Kosten für die korrekte Buchhaltung und Abrechnung?
Nun ja, diese Frage ist höchstrichterlich noch nicht geklärt (Siehe oben).
Der Vorverwalter “darf” im Prinzip die Abrechnung gar nicht mehr durchführen. Einen Zugriff auf Jahresabrechnungen von Versorgern hat er in den allerseltensten Fällen. Zudem ist er nicht mehr zuständig bzw. von seinen Pflichten befreit.
Und die neue Hausverwaltung möchte an den zusätzlichen Arbeiten natürlich auch gerne etwas verdienen, schließlich ist diese Leistung nur optionaler Gegenstand des Verwaltervertrages.
Im Zweifel trägt also die WEG die zusätzlichen Kosten – meist werden diese Kosten als Pauschale vereinbart.
Warum nicht unterjährig wechseln?
Mal ehrlich … wer nicht (mehr) mit uns zusammenarbeiten möchte, dem stellen wir – auch wenn der Vertrag noch bis zum Jahresende läuft – frei, auch unterjährig zu wechseln.
Denn wenn irgendwo das Vertrauen weg ist, ist auch keine gute Zusammenarbeit mehr möglich. Haben Sie bislang erlebt, dass der alte Verwalter bis zum Jahresende sich tatsächlich noch um die Liegenschaft “kümmert”?
Zudem hat die neue Hausverwaltung etwas von dem alten Wirtschaftsjahr – die Zusatzkosten, die bei einem Wechsel auftreten, bekommen unterjährig einen geringeren Stellenwert.
Optimal für alle Parteien …
… ist der Wechsel zu dem Zeitpunkt, an dem der alte Verwalter die Abrechnung des Vorjahres hoffentlich schon erstellt hat.
Im Normalfall geschieht dies zügig innerhalb des ersten Quartals. Zumindest sollten bis dahin alle Unterlagen vorliegen.
Bis die Versammlung stattfindet (nach Kassenprüfung, Beiratssitzung, Terminfindung, Einladung), wird es manchmal April, Mai. Aber dann kann auch direkt ein Wechsel beschlossen werden.